E se você não conseguir medir o outcome?

Coloque seus investimentos em duas "caixas”

Bem-vindo a mais um artigo sobre como construir organizações outcome-driven e obter resultados com OKR.

Este post se baseia em conceitos discutidos nos artigos abaixo. Para aproveitá-lo ao máximo, recomendo lê-los primeiro:

• É hora de ser outcome driven. (o primeiro artigo da série)

• Um OKR deve medir o outcome, não o projeto.

Este post também está disponível em Inglês.

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Há uma jornada comum quando as pessoas começam a desenvolver seus músculos de outcome¹.

No início, as organizações geralmente agem como se qualquer coisa pudesse ser um OKR.

Seus Key Results incluem projetos, como "Lançar nosso novo site", e métricas de projetos, como "Mover 100% dos servidores para a nuvem". Alguns OKRs são tão confusos que é difícil entender o que eles significam.

Infelizmente, a maioria das empresas nunca vai além desse estágio e se pergunta por que não estão obtendo resultados com OKR.

À medida que as pessoas começam a desenvolver novos músculos e mindsets, todos os seus OKRs se tornam outcomes.

Mas só acompanhar outcomes leva a um desafio comum.

Nesse estágio, as pessoas geralmente não podem ou não sabem como medir os outcomes de muitos de seus investimentos.

Às vezes, o outcome não é claro, a organização não tem métricas para ele ou não coleta os dados para medi-lo.

Como consequência, uma grande parte dos investimentos da empresa— e boa parte do que os times estão trabalhando—não está representada nos OKRs.

Uma grande parte dos investimentos e prioridades da organização desaparece da vista ao acompanhar OKRs.

Essa falta de visibilidade pode causar confusão, desalinhamento e frustração entre os times, fazendo com que sintam que seu trabalho não importa.

O que você deve fazer se não puder medir os outcomes dos seus investimentos?

Coloque os investimentos em duas caixas

Uma analogia útil é imaginar que vamos colocar nossos investimentos e prioridades em duas "caixas", representando as abordagens para gerenciar o trabalho.

Se o termo "investimentos" soa um pouco estranho para você, pense nas prioridades do seu time. Onde você está investindo seu tempo?

Na primeira caixa, colocaremos os investimentos focados em alcançar outcomes e que serão gerenciados usando a abordagem de outcomes.

Na segunda caixa, colocaremos os investimentos focados em cumprir prazos de projetos e que serão gerenciados usando a abordagem de datas (também conhecida como "abordagem PMO").

Aqui temos projetos que não têm um outcome diretamente associado a eles, pelo menos por enquanto. Esses são os "projetos sem outcomes".

Investimentos com outcomes que conseguimos medir vão para a caixa de outcomes.

Já os investimentos com outcomes que não conseguimos medir — pelo menos por enquanto — vão para a caixa focada em datas.

Gerindo duas caixas: OKR + Projetos

Para gerir essas duas caixas, precisamos começar a pensar em OKR + Projetos.

A ideia é que além de alcançar nosso OKR, também temos que entregar esses projetos em outcomes, ou apenas projetos, para abreviar.

Aqui está um exemplo:

Usar as duas caixas pode trazer vários benefícios

Adotar a técnica das duas caixas é uma pequena mudança que pode trazer vários benefícios. Só é preciso um pouco de disciplina.

Primeiro, as duas caixas dão visibilidade a todos os seus investimentos e prioridades importantes, sejam eles geridos por outcomes ou datas.

Muitos times optam por acompanhar as duas caixas durante a verificação de OKR para simplificar.

Pensar em OKR + Projetos também ajuda a desenvolver os músculos e mindsets necessários para focar em outcomes. Usar as duas caixas força você a separar outcomes de projetos e métricas de projetos.

Usar essa técnica significa que não há absolutamente nenhuma razão para colocar projetos em seus OKRs. Basta colocá-los na caixa de datas—um projeto com outro nome ainda é um projeto.

Usar as duas caixas também pode ajudar você a focar.

Uma armadilha comum é limitar o número de seus OKRs para mostrar que você está focado, mas manter vários projetos em paralelo "por fora". Dessa forma, você evita ter que dizer não.

Visualizar todos os projetos em andamento pode ser uma ferramenta poderosa para ajudá-lo a focar, limitando o trabalho em andamento (work in progress ou WIP em inglês).

Por fim, as duas caixas ajudam você a entender para onde estão indo seus investimentos. Você está investindo para alcançar outcomes ou apenas para cumprir datas?

Elas também possibilitam uma conversa importante sobre se você está usando a melhor abordagem para gerir cada investimento.

"Como devemos gerir este investimento?"

Separar seus investimentos em duas caixas permite que você revise cada um deles e pergunte: como devemos gerir este investimento?

A maioria das empresas percebe que está usando muito mais datas do que deveria. Existem muitos investimentos que "deveriam" ser geridos usando outcomes, mas não são.

Embora não haja uma única resposta certa, é comum que muitos investimentos sejam naturalmente mais compatíveis com uma gestão por outcomes ou por datas.

Por exemplo, se você está investindo em um novo aplicativo de autoatendimento para ajudar os clientes a resolver problemas sem precisar entrar em contato com o suporte, provavelmente deve se focar nesse outcome.

Mas há casos em que tentar aplicar a abordagem de outcomes traz pouco benefício.

Pequenas dependências devem ser geridas usando datas

Uma situação comum é quando você precisa fazer algo pequeno para ajudar outro time a alcançar o outcome deles.

Essas pequenas dependências costumam ser mais bem administradas usando datas. Se ajudar o outro time tomará muito do seu tempo, muitas vezes faz sentido criar um OKR compartilhado com eles e trabalhar juntos por um outcome comum.

Mas você não pode usar OKRs compartilhados para cada pequena dependência, ou acabará com dezenas de OKRs.

Por exemplo, digamos que a advogada da empresa tenha que revisar vários pequenos contratos com fornecedores ou parceiros que outros times precisam para atingir seus outcomes. Gerir esses contratos usando datas provavelmente é a melhor escolha.

Porém, se a advogada estiver ajudando o time de vendas a negociar um contrato multimilionário com seu maior cliente de todos os tempos, um OKR compartilhado seria uma ótima opção.

Alguns tipos de trabalho são melhor geridos usando datas

Outro exemplo comum é quando os engenheiros têm que aplicar correções de segurança para eliminar vulnerabilidades em um aplicativo.

O time pode tentar medir o número de atualizações de segurança concluídas, mas isso é apenas uma métrica de projeto. Ela mede o trabalho realizado, mas não se ele fez a diferença.

Grande parte do trabalho relacionado a compliance, risco ou demandas regulatórias é semelhante. Muitas vezes, há uma longa lista de tarefas que precisam ser feitas e as métricas disponíveis simplesmente medem a conclusão dessas atividades.

Muitas vezes é mais fácil gerir esses exemplos como projetos sem outcomes em vez de tentar forçar para que se tornem outcomes.

Isso não significa que esse tipo de trabalho não seja importante—apenas significa que muitas vezes é melhor geri-lo usando a abordagem de datas.

Mas os times não devem simplesmente seguir ordens. Líderes devem ajudar os times de produto a colaborar com os stakeholders para entender como reduzir o risco ou cumprir a regulamentação, ao mesmo tempo em que fornecem uma boa experiência ao cliente.

À medida que você desenvolve seus músculos e mindsets de outcome, poderá passar para o próximo estágio da sua jornada.

Mais Outcomes, Menos Datas

Separar seus investimentos em duas caixas deixa abundantemente claro quando você está usando datas em excesso.

À medida que as empresas continuam a desenvolver novos músculos e mindsets, elas trabalham para Mais Outcomes, Menos Datas. Elas aumentam intencionalmente a "parcela" de seus investimentos gerenciados com outcomes e dados ao longo do tempo.

Não estamos falando de zero datas, mas de menos datas.

Mais Outcomes, Menos Datas trata de escolher deliberadamente a melhor abordagem para cada contexto e desenvolver os músculos e mindsets para fazer isso acontecer.

Isso significa desenvolver novas habilidades e modelos mentais nas pessoas, mas também construir as capacidades e mecanismos na organização para possibilitar o uso dessas habilidades.

Na minha experiência, muitas empresas podem aumentar o uso de outcomes no primeiro trimestre após adotar as duas caixas.

As mudanças iniciais necessárias geralmente são simples. Por exemplo, criar uma nova métrica com base nos dados existentes ou acompanhar outcomes que a empresa já estava medindo, mas que tinham sido ignorados.

Outras mudanças levam tempo, pois exigem mudanças mais profundas no modelo operacional e na cultura da organização. Você não chegará lá da noite para o dia, mas é possível fazer melhorias a cada trimestre.

Entraremos mais a fundo em Mais Outcomes, Menos Datas em um próximo artigo. Também discutiremos como medir outcomes difíceis de medir. Por enquanto, vamos esclarecer algumas coisas.

Talvez você tenha que trabalhar em um projeto agora para poder focar em um outcome mais tarde

Geralmente há algum trabalho preliminar necessário antes que você possa medir um outcome pela primeira vez.

As pessoas geralmente têm que coletar os dados necessários, criar relatórios ou definir uma nova métrica. Esses são todos exemplos de desenvolver os músculos de outcome um passo de cada vez.

Muitas vezes não há tempo para concluir esse set up inicial para todos os Key Results antes do início do trimestre. A solução é adicionar essas tarefas preliminares à sua lista de projetos sem outcomes garantir que não sejam esquecidas.

Você tem que trabalhar nesse projeto de preparação agora para poder focar no outcome desejado mais tarde.

No entanto, você não precisa esperar até o próximo trimestre para começar a trabalhar nesse outcome. Assim que esse set up inicial for concluído, você pode adicionar um novo Key Result ao seu OKR e começar a acompanhá-lo.

Não há problema em adicionar um novo Key Result no meio do trimestre, desde que seja realmente importante e você não acabe com Key Results demais.

Cumprir uma data pode ser tão crucial quanto qualquer outcome

Colocar algo na caixa de datas não o torna menos importante. Cumprir um prazo pode ser tão crucial quanto qualquer outcome.

Anos atrás, trabalhei com uma empresa de pagamentos que não podia se dar ao luxo de perder alguns prazos críticos.

Visa e MasterCard emitiam atualizações obrigatórias a cada seis meses, mais ou menos. Se essas atualizações não fossem implementadas a tempo, a empresa corria o risco de perder a capacidade de processar pagamentos com cartões—algo que realmente não pode acontecer com uma empresa de pagamentos.

A empresa utilizou a técnica das duas caixas e passou a acompanhar esses projetos críticos lado a lado com seus OKRs, garantindo que eles fossem visíveis para todos.

Os times de produto precisam de tempo para fazer discovery antes de se comprometer com datas

A empresa de pagamentos não está sozinha. Todas as empresas têm que se comprometer com datas de vez em quando, e cumprir esses prazos é crucial para passar para o modelo de produto.

Isso significa que times de produto empoderados precisam ser capazes de fazer o que Marty Cagan chama de compromissos de alta integridade.

Um compromisso de alta integridade é uma promessa feita por um time de produto de cumprir um prazo crítico de negócios tendo alta confiança em sua capacidade de entregar.

Para garantir que os líderes possam contar com essas datas, os times de produto precisam de tempo para fazer product discovery antes de se comprometer com datas.

Como Marty Cagan escreveu no livro Empoderado:

Uma vez que o time de produto acredita que entende a solução o suficiente, eles podem estimar com alta confiança quanto tempo levará para eles cumprirem esse compromisso (viabilidade) e também se essa solução funcionará para o cliente (valor e usabilidade) e funcionará para sua empresa (viabilidade).

Compromissos de alta integridade devem ser a exceção, não a regra. Eles devem ser usados apenas para prazos críticos.

Cumprir a data geralmente não é suficiente — você também deve alcançar o outcome desejado

Na maioria das vezes, você não pode simplesmente se comprometer a cumprir uma data. Você também tem que alcançar o outcome desejado.

Por exemplo, muitas empresas precisam garantir que seus sites estejam prontos a tempo para a Black Friday. Isso significa que todas as ofertas especiais devem estar disponíveis, mas também que o site seja capaz de lidar com todo o tráfego adicional.

Simplesmente entregar uma funcionalidade na data combinada não é suficiente. A funcionalidade também deve alcançar o outcome pretendido: qual é o benefício mensurável que você deseja criar para o cliente e/ou para o negócio?

Sem disciplina, você acabará com uma longa lista de projetos e datas

Nossos cérebros são programados para pensar em projetos e datas. Sem disciplina, você vai se apegar aos seus hábitos e acabar com uma longa lista de entregáveis e prazos.

Aqui estão cinco dicas para te ajudar:

1) Nunca pare de desenvolver seus músculos e mindsets

Se você quer se beneficiar de outcomes ou OKR, nunca deve parar de desenvolver seus músculos e mindsets de outcome. Melhoria contínua é a chave.

As pessoas costumam parar após uma vitória inicial, mas as melhores empresas continuam evoluindo trimestre após trimestre.

2) Nunca misture outcomes (ou OKRs) com projetos

Nunca inclua projetos ou métricas de projetos em seus OKRs. Sempre gerencie as duas caixas separadamente.

Lembre-se: afirmar que seu projeto é um Key Result não traz benefício.

3) Só desista depois de tentar definir o outcome por 30 minutos

Antes de decidir gerir um investimento usando datas, quero que você pare e dedique tempo para tentar definir o outcome desejado.

A maioria das pessoas desiste em 30 segundos. Eu quero que você gaste pelo menos 30 minutos.

No mínimo, isso ajudará a desenvolver seus músculos e mindsets de outcome.

Você também pode aprender que precisa fazer algum trabalho de preparação agora para poder focar no outcome mais tarde.

Se 30 minutos parecerem muito, pergunte-se se o investimento é realmente importante. Talvez você não deva trabalhar nisso.

Alguns investimentos são melhor geridos usando datas, mas você só pode tomar essa decisão depois de dedicar tempo para tentar para definir o outcome.

4) Quando estiver em dúvida, coloque na caixa de datas

É natural não ter certeza se algo é um outcome, especialmente no início. Se você não tem certeza se algo é um outcome, coloque-o na caixa de datas.

5) Execute limpezas trimestrais de projetos

A maioria das empresas tem muito mais projetos em andamento do que deveria.

Essas empresas espalham seus investimentos por várias prioridades em vez de se concentrar no pequeno número de coisas que vão mover o ponteiro.

É por isso que você deve realizar limpezas trimestrais de projetos. Uma vez por trimestre, revise todos os itens em sua caixa de datas—todos os seus projetos em andamento—e reduza drasticamente seu número.

Quais projetos não estão alinhados com a estratégia? Quais são desejáveis, mas não críticos?

Vamos colocar isso em prática

Voltaremos em breve com outro post. Enquanto isso, a melhor maneira de colocar este artigo em prática é discutir as ideias principais com seus colegas ou amigos.

Aqui estão algumas perguntas para ajudar:

• Verifique seus OKRs atuais. Há algum projeto ou métrica de projeto que deveria ser movido para a caixa de datas?

• Separe seus investimentos ou prioridades nas duas caixas. Quanto do seu trabalho é gerido usando outcomes vs. datas?

• Revise os itens em sua caixa de datas. Você consegue identificar mudanças simples que poderia fazer para medir outcomes?

• Quais projetos você pode eliminar?

Fique à vontade para comentar abaixo ou me enviar um e-mail.

A seguir

Aprenda como usar a técnica das duas caixas na prática no nosso próximo artigo.

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1. É óbvio que a vida real é muito mais complicada do que isso. Mas ainda assim, essa é uma maneira útil de pensar sobre esses desafios.