OKRs Compartilhados: A Arma "Secreta" Para Quebrar Silos

Um dos princípios fundamentais de OKR é que alinhamos em torno dos resultados, não dos silos

Foto de Adi Goldstein via Unsplash

Um conselho comum sobre OKRs – e metas em geral – é que você deve “focar em metas que você pode controlar sozinho”. As empresas não querem, por exemplo, que o time de marketing diga que não alcançou seus OKRs porque a engenharia não fez sua parte, então eles pedem a cada time que foque no que pode controlar. O problema é que, por definição, essa abordagem cria silos. Se cada time – ou indivíduo – se concentra apenas no que pode controlar, todos os problemas que exigem coordenação entre times ficam abandonados.

Qualquer que seja a estrutura organizacional, há sempre “espaço em branco” entre diferentes times e departamentos. As empresas precisam aprender a gerenciar esse espaço em branco, pois todos dependemos um do outro de alguma forma, especialmente à medida que as empresas escalam. Precisamos permitir que os times resolvam dependências e trabalhem juntas em prioridades comuns.

OKRs compartilhados nos alinham em torno dos resultados 

É por isso que um dos princípios fundamentais de OKR é que alinhamos em torno dos resultados, não dos silos. Começamos pensando no que queremos alcançar e, em seguida, alinhamos nossos OKRs com outros indivíduos ou equipes – mesmo que eles trabalhem em outras funções, departamentos ou unidades de negócios.

Um dos princípios fundamentais de OKR é que alinhamos  em torno dos resultados, não dos silos. 

As abordagens tradicionais geralmente se concentram no alinhamento vertical: garantir que suas metas se alinhem com as metas da sua chefe e com as metas da chefe dela, o que pode criar silos. OKR foca no alinhamento 360º – para cima, para baixo e para os lados – eliminando silos e resolvendo interdependências.

Os OKRs compartilhados são a ferramenta mais eficaz para criar alinhamento entre diferentes times ou funções. Em um OKR compartilhado, dois ou mais times compartilham o mesmo OKR, mas cada um possui atividades diferentes. Você pode compartilhar todo o OKR (ou seja, o Objetivo e um conjunto de Key Results) ou pode compartilhar apenas um único KR.

Quando você decide um OKR compartilhado, está criando uma equipe ad hoc que durará enquanto você tiver esse OKR compartilhado. Pense nisso como ativar um “squad virtual” com todas os times / indivíduos necessários para atingir o OKR compartilhado.

Definindo OKRs compartilhados

Lembre-se de que OKR não é tudo o que você faz, portanto, as pequenas coisas não precisam ser incluídas nos seus OKRs compartilhados. Por exemplo, se o time de marketing deseja melhorar as taxas de conversão em seu site e precisa de engenheiros para concluir determinadas atividades, isso significa que eles identificaram uma dependência e precisam resolvê-la. Se estamos lidando com algo pequeno, como alterar um formulário, geralmente significa que a equipe de engenharia pode acompanhar essa atividade como parte de seu trabalho diário e não precisamos de um OKR compartilhado para isso.

O que constituiria uma dependência grande o suficiente para ser considerada uma OKR compartilhada entre esses dois times? Imagine se o time de marketing estivesse tentando aumentar o uso de uma funcionalidade, o que provavelmente exigiria não apenas promover essa feature, mas também melhorá-la. Expandir o uso dessa funcionalidade seria um excelente exemplo de um OKR compartilhado entre marketing e um time multifuncional de produtos (que geralmente também inclui engenharia e UX).

Como outro exemplo, imagine que você trabalha como gerente de recrutamento de uma grande empresa. Se todos que tivessem uma posição aberta decidissem compartilhar esse OKR com você, você poderia acabar com dezenas de Key Results, o que iria contra nosso desejo de definir prioridades claras. Portanto, contratar uma única pessoa geralmente não seria um OKR compartilhado, enquanto contratar 100 provavelmente precisa fazer parte de um OKR.

Enquanto falamos de terminologia, gostaria de mencionar que os termos OKRs “multifuncionais” ou “multidisciplinares” podem ser enganosos. Existem muitas dependências dentro da mesma função ou departamento, o que significa que geralmente precisamos de OKR compartilhado dentro da mesma função ou disciplina. O exemplo mais comum são as grandes organizações de produtos em que um time de produtos depende de outro, mas isso também ocorre em outras funções, como marketing, finanças ou jurídico.

Sua empresa deve usar OKRs compartilhados?

Criar alinhamento é uma das principais razões pelas quais as empresas adotam o OKR em primeiro lugar, mas sem os OKRs compartilhados, eles estão apenas brincando de teatro de alinhamento – dando a ilusão de buscar alinhamento – enquanto continuam trabalhando em silos como sempre.

OKRs compartilhados existem para resolver dependências. Quanto mais dependências você tiver, mais precisará de OKRs compartilhados. Por exemplo, empresas organizadas em torno de estruturas funcionais geralmente precisam de muitos OKRs compartilhados, enquanto empresas que usam times multifuncionais ou “squads” tendem a ter menos dependências e, portanto, menos OKRs compartilhados. Dependências sempre existem, portanto, você sempre precisa compartilhar OKRs.

Compartilharmento é um dos segredos do mundo OKR. É um conceito crucial, mas poucas organizações o utilizam bem. As pessoas estão tão presas na mentalidade do silo que uma vez que alguém discutiu comigo no Twitter que OKRs compartilhados não existiam e só desistiu quando eu o apontei para os artigos no meu blog (confira o post Dicas de um ex-Googler: Alinhando Times com OKRs Compartilhados para ler mais sobre este tópico).

Fazendo OKRs compartilhados funcionarem

Lembre-se de que um OKR compartilhado cria um time ad hoc. Assim como qualquer outro time, as pessoas que compartilham um OKR devem fazer check-ins regulares para acompanhar resultados e ajustar as atividades correspondentes “pela duração do OKR compartilhado”, que geralmente é de um trimestre, mas pode variar dependendo da complexidade do OKR.

Um OKR compartilhado significa que um grupo de pessoas compartilha a propriedade e responsabilidade por ele. As pessoas estão obcecadas com a responsabilidade individual em relação aos OKRs, mas você não pode usar uma abordagem de tamanho único. Algumas pessoas praticam esportes individuais e outras praticam esportes de equipe. Se você joga tênis, tem um placar individual, mas se joga basquete, tem um placar do time. O que importa é ajudar o time a vencer. As pessoas que argumentam que você sempre precisa ter um único indivíduo responsável parecem esquecer que as pessoas jogam em equipes desde a infância e entendem muito bem a dinâmica da responsabilidade dentro de um time.

Se você joga tênis, tem um placar individual, mas se joga basquete, tem um placar do time. O que importa é ajudar o time a vencer

Algumas armadilhas a evitar

O erro mais comum é não usar OKRs compartilhados e não ensinar os funcionários a usá-los. Para as empresas que já estão usando OKRs compartilhados, vejo algumas armadilhas comuns.

O primeiro está em não mapear de todas as dependências. Às vezes, as pessoas assumem que outro time poderá ajudar sem falar com eles primeiro. Isso geralmente não termina bem. Tenho uma ótima história sobre uma equipe do Google Maps que não conseguiu atingir seus OKRs porque eles não mapearam todas as dependências.

O erro oposto também é comum: as pessoas querem compartilhar sua OKR com todos times da empresa, o que também não faz sentido.

Finalmente, às vezes as empresas criam OKRs compartilhados que são tão grandes que a difusão de responsabilidade entra em ação e os indivíduos assumem que outros são responsáveis por agir. É por isso que sempre tentamos dividir os OKRs compartilhados em pedaços menores. Se isso não for possível, podemos precisar de um gerente de programa forte para liderar o OKR compartilhado.