Bem-vindo! Caso você esteja lendo este blog pela primeira vez, recomendo ler os artigos abaixo primeiro, já que o post de hoje se baseia em conceitos discutidos neles:
Após o artigo da semana passada, recebi várias perguntas sobre como usar a técnica das duas caixas na prática. Vou tentar respondê-las neste post.
Barry (não é seu nome real) compartilhou uma situação comum:
Estou curioso para saber como usar as duas caixas se compara a um método diferente que aprendi, onde você conecta explicitamente projetos a cada Key Result, como mostrado neste exemplo:
O método acima parece bom em teoria, mas na prática cria dois desafios:
Algumas pessoas acabam se focando nos projetos. Elas ignoram ou não se importam realmente com os Key Results.
Temos alguns projetos essenciais que não se relacionam a um OKR e não está claro o que devemos fazer com eles.
Sua abordagem de duas caixas ajuda a resolver o item 2. Mas como podemos alcançar nossos OKRs se não tivermos projetos explicitamente conectados a eles?
Para responder às perguntas do Barry, precisamos entender que focar em outcomes requer uma mudança fundamental de mindset.
Admitindo que não conseguimos saber de tudo com antecedência
Você provavelmente já viu material parecido com o exemplo compartilhado por Barry na imagem acima.
Dizem para você mapear uma lista de projetos sob cada Key Result para que você possa planejar exatamente o que vai fazer para alcançar seu OKR.
O problema é que as pessoas frequentemente acabam se prendendo a essa lista predefinida de projetos, independentemente do outcome. Quando fazem isso, elas focam em projetos, não em outcomes.
Elas estão usando OKR apenas no papel.
A empresa pode ter OKRs, mas as pessoas não se apropriam deles e focam em projetos. OKR é visto como uma mera formalidade que não orienta o trabalho do dia a dia.
Focar verdadeiramente em outcomes requer uma mudança fundamental de mindset.
Usar a abordagem de outcomes requer admitir que não conseguimos saber de tudo com antecedência e que nem todos os nossos projetos gerarão os outcomes esperados.
Na vida real, até ideias que parecem óbvias e são executadas perfeitamente podem falhar em atender às expectativas.
Isso significa que não podemos criar uma lista de todos os projetos que entregaremos no trimestre e nos prender a ela. Em vez disso, temos que testar rapidamente diferentes ideias para descobrir quais delas ajudarão a alcançar o outcome.
Para fazer isso, temos que desenvolver novos músculos: as habilidades individuais e capacidades organizacionais para possibilitar que as pessoas realizem experimentos e testem ideias rapidamente.
A tabela abaixo contrasta as premissas implícitas por trás da abordagem de outcomes e da abordagem de datas.
Como usar as duas caixas
Sempre tento manter as coisas o mais simples possível em meus artigos. No entanto, talvez eu tenha ido longe demais ao tentar simplificar meu último post.
Algumas coisas ficaram implícitas e isso dificultou que as pessoas entendessem completamente os conceitos.
Vou corrigir isso com uma explicação mais detalhada sobre como usar as duas caixas, usando palavras ligeiramente diferentes das que usei antes.
A ideia central é imaginar que vamos colocar nossos investimentos e prioridades em duas "caixas":
Na primeira caixa, colocaremos os investimentos focados em alcançar outcomes e que serão gerenciados usando a abordagem de outcomes.
Na segunda caixa, colocaremos os investimentos focados em cumprir prazos de projetos e que serão gerenciados usando a abordagem de datas (também conhecida como "abordagem PMO").
Investimentos com outcomes que podemos medir vão para a caixa de outcomes, enquanto investimentos com outcomes que não podemos medir — pelo menos por enquanto — vão para a caixa focada em datas.
Ambas as caixas contêm projetos
Para ser claro, ambas as abordagens para gerenciar o trabalho usam projetos, mas elas fazem isso de maneiras completamente diferentes.
Uma forma de visualizar isso é imaginar que temos duas "camadas" dentro de ambas as caixas. No topo, você tem seus outcomes desejados, e abaixo deles, você tem projetos para ajudar a alcançar esses outcomes:
Dentro da caixa de outcomes, temos um OKR no topo e projetos na parte inferior. Esses projetos são apenas ideias para alcançar o outcome, e temos que descobrir quais dessas ideias nos ajudarão a fazer isso.
A lista de ideias pode mudar a qualquer momento. Podemos testar diferentes ideias ou testar diferentes formas de implementar a mesma ideia.
Por exemplo, digamos que uma de suas ideias seja redesenhar o fluxo de cadastro de conta do seu aplicativo. Existem várias maneiras de fazer isso e você pode querer testar rapidamente diferentes opções para descobrir qual ajudará a alcançar o outcome.
Dentro da caixa focada em datas, encontramos algo diferente: projetos onde não existe uma conexão com outcomes. É por isso que os chamo de "projetos sem outcomes".
Sem um outcome associado a eles, esses projetos se tornam a meta. Os times focam em completar uma lista predefinida de entregas, em vez de fazer discovery e testar diferentes ideias.
Usar a abordagem de datas não é um problema. O problema é usá-la em excesso.
Mas existem muitos investimentos que "deveriam" ser geridos usando outcomes, mas não são.
Além do OKR, temos que entregar os projetos sem outcomes
Aqui está um exemplo das duas caixas:
Além de alcançar nosso OKR, também temos que entregar esses projetos sem outcomes, ou apenas projetos, para abreviar.
Para fazer isso, temos que fazer duas coisas.
Primeiro, temos que incluir os projetos sem outcomes junto com nossos OKRs ao definir OKRs no início do trimestre e ao acompanhar o progresso durante os check-ins semanais.
Segundo, temos que garantir que vamos testar diferentes maneiras de alcançar o OKR. Nossa lista de ideias deve permanecer flexível em vez de se transformar em um roadmap fixo de projetos.
Isso nos permite permanecer focados no outcome em vez de apenas completar tarefas predefinidas.
Para alcançar essas duas coisas, temos que começar a pensar em OKR + Projetos.
O formato OKR + Projetos nos permite comunicar e acompanhar o outcome desejado e os projetos sem outcomes lado a lado:
O formato OKR + Projetos não inclui a lista de ideias, e isso é intencional.
Queremos ter conversas separadas sobre nosso OKR + Projetos (em azul) e nossas ideias ou experimentos para alcançar o OKR (em verde):
Temos que nos focar em nosso OKR + Projetos ao discutir nossas prioridades para o trimestre e durante os check-ins semanais.
Os times podem mencionar brevemente as ideias que estão testando ou planejam testar, mas devem evitar explicações detalhadas que podem levar muito tempo e retirar o foco dos outcomes.
Devemos resistir à tentação de transformar essas conversas em revisões detalhadas de projetos ou sessões de brainstorming para definir novas ideias a serem testadas.
Nossos cérebros estão programados para pensar em projetos, e é extremamente fácil começar a prescrever soluções específicas para os times. Todos nós caímos nessa armadilha de tempos em tempos, e eu não sou exceção.
Os líderes podem optar por "Mergulhar Fundo" e ajudar os times com os detalhes das ideias sendo testadas, mas isso tem que ser uma conversa separada do check-in.
Esse mergulho profundo deve focar em entender o que os times aprenderam, os dados disponíveis, os experimentos realizados e as principais hipóteses.
Vamos colocar isso em prática
A melhor maneira de colocar este artigo em prática é discutindo seus principais pontos com seus colegas ou amigos.
Aqui estão algumas perguntas para ajudar:
Você está usando OKR apenas no papel? Você está focando em projetos em vez de usar OKR para guiar suas decisões do dia a dia?
Você se sente confortável com a ideia de não saber tudo com antecedência e adaptar os planos conforme avança? Que passos você poderia dar para adotar esse mindset?
Como você pode usar o formato OKR + Projetos para comunicar melhor as prioridades e acompanhar o progresso?
O que você pode fazer para garantir que continue testando diferentes maneiras de alcançar seu OKR? Como você pode evitar transformar sua lista de ideias em um roadmap fixo de projetos?
Como você pode evitar prescrever soluções específicas para os times?
Voltarei em breve com outro post. Enquanto isso, fique à vontade para comentar abaixo ou me enviar um e-mail.
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