OKR vs KPIs, Qual é a Diferença?

OKR é sobre criar mudanças sustentáveis no desempenho, KPI é como você monitora se está tudo ok

O KPI, ou Key Performance Indicator, é um desses acrônimos de três letras que parecem ser usados por todas as organizações do planeta. É natural que as pessoas questionem a diferença entre OKR e KPIs. O desafio é que “KPI” pode significar coisas diferentes para pessoas diferentes, o que é confuso.

Ao longo dos anos, testei diferentes maneiras de responder a essa pergunta e finalmente encontrei uma que parece funcionar com as pessoas, então decidi escrever sobre ela.

Não esqueça o K

A primeira coisa que você precisa entender é que OKR é um sistema que o força a separar o que realmente importa do resto e a definir prioridades claras. Para fazer isso, você tem que aprender a dizer não – muitas vezes.

Se tudo é uma prioridade, nada é.

Essa abordagem é uma mudança significativa do modo como muitas organizações acompanham resultados. As empresas costumam ter uma reunião mensal em que os funcionários repassam página após página de KPIs, em um exercício chatíssimo  que pode durar horas. Há tanta coisa acontecendo que os funcionários perdem de vista o que é importante. Eles estão se afogando em um mar de métricas e prioridades conflitantes.

Meu conselho claro: Não Esqueça o K.

A letra k em KPI – e OKR – significa chave: poucos, alguns, os mais importantes. O uso de KPIs deveria forçá-lo a separar o que realmente importa (os indicadores-chave) dos demais, mas muitas pessoas esquecem disso. Se você tem 30 “KPIs”, você não tem nenhum – você só tem indicadores.

É por isso que no OKR nós limitamos o número de Key Results. Concordo com minha amiga Christina Wokdte: um time individual ou “squad” deve ter apenas um Objetivo em um determinado trimestre, com até cinco Key Results.

O trabalho do dia-a-dia é como ir ao supermercado

OKR não é sobre acompanhar tudo o que você faz. Caso contrário, os OKRs da empresa teriam que incluir os Key Results para manter as luzes acesas, limpar o escritório, etc.

Uma excelente maneira de entender a diferença entre seus OKRs e o trabalho do dia-a-dia é pensar nas metas que você tem em sua vida pessoal: você pode economizar dinheiro para uma viagem, passar mais tempo com sua família ou perder peso. Aposto que ir ao supermercado não é uma das suas metas, mas você ainda tem que fazê-lo. E se as suas idas ao supermercado começarem a ocupar muito do seu tempo e começar a prejudicar seus objetivos pessoais, você terá que mudar a forma como compra mantimentos.

Quando as pessoas dizem que não podem alcançar seus OKRs porque o trabalho do dia-a-dia fica no caminho, é porque eles não entenderam OKR. Bons OKRs forçam você a reavaliar atividades de baixa prioridade ou sem valor agregado e reduzir, automatizar ou terceirizar essas atividades para que você possa se concentrar no que realmente importa.

 Não deixe o trabalho do dia-a-dia atrapalhar o que é mais importante.

Diferentes funções poderão dedicar mais tempo à OKR do que outras. Por exemplo, um time multifuncional de produtos pode dedicar 80% do seu tempo à OKR e 20% ao trabalho do dia-a-dia, enquanto alguém em contas a pagar pode estar na situação oposta: 20% do seu tempo é dedicado à OKR e 80% ao trabalho do dia-a-dia.

Este é apenas um exemplo hipotético e não um guideline. Esses números podem variar muito dependendo do contexto.

OKR foca em criar mudanças sustentáveis no desempenho

OKR não é sobre o acompanhar tudo o que você faz, mas também não é focar em somente uma coisa e deixar todo o resto cair.

Digamos que você tenha uma métrica crítica que está flutuando um pouco, mas há uma tendência clara:

Um OKR deve melhorar o desempenho em relação à tendência atual:

OKR é sobre criar mudanças sustentáveis no desempenho. Isso significa que usar truques ara produzir uma melhora temporária não é suficiente. OKR trata da mudança de comportamentos, sistemas, ferramentas ou processos para que você possa manter novos níveis de desempenho. Mas você tem que fazer isso sem atrapalhar todo o resto, então você deve atingir seus OKRs enquanto os outros aspectos do seu negócio mantêm seus níveis anteriores de desempenho.

O livro As 4 Disciplinas da Execução tem uma ótima pergunta para ajudar a estruturar este problema (tradução minha):

“Se todas as outras áreas da nossa operação permanecessem no nível atual de desempenho, qual é a única área em que a mudança teria o maior impacto?”

Para definir bons OKRs, você deve avaliar os diferentes aspectos do seu negócio e identificar aqueles onde uma mudança no desempenho teria o maior impacto, mantendo os outros elementos em um estado estável:

O que acontece quando uma métrica / KPI que não está em seus OKRs começa a se afastar da tendência anterior? Então você precisa agir sobre isso, e você pode até ter que incluí-lo em seus OKRs para garantir que ele volte para onde deveria estar. E se uma métrica estiver instável, você pode criar um OKR para recuperá-lo para esse “estado estável”. Para entender como fazer isso na prática, vamos fazer uma viagem.

A viagem: estratégia, OKRs e KPIs de monitoramento

Imagine que você quer fazer uma viagem de carro. A primeira coisa que você precisa decidir é onde você quer ir, então use um guia de viagem e escolha viajar de São Francisco pela Costa do Pacífico.

Depois de ter decidido para onde quer ir, você entra no seu carro e insere o destino no seu GPS, o que o ajudará a rastrear se você está no caminho certo e a corrigir o curso, se necessário.

Por fim, à medida que você dirige até seu destino escolhido, seu carro também tem um painel que rastreia muitas outras métricas e informa, por exemplo, a quantidade de combustível que você tem. Desde que os mostradores do painel estejam dentro de certos limites, você não se preocupa com eles – afinal, o que importa é chegar ao seu destino. Mas se o seu painel mostra que você está ficando sem combustível, então você tem que ajustar o seu curso e encontrar um posto de gasolina.

Essa analogia é uma ótima maneira de entender a diferença entre estratégia, OKRs e KPIs de Monitoramento:

• Estratégia é o processo de decidir seu destino. Ela ajuda você a decidir onde você quer ir.

• OKR é o seu GPS, o sistema de navegação do seu carro: ele irá ajudá-lo a rastrear se você está no caminho certo e corrigir o curso, se necessário. E, assim como um GPS, o OKR não vai te ajudar a decidir o destino e não o ajudará a formular sua estratégia.

• KPIs de Monitoramento são os mostradores no painel do seu carro – eles informam se tudo está OK.

(Obrigado a meus amigos da Booking.com e da Perdoo por criarem a versão original dessa analogia.)

Health Metrics

Os KPIs de Monitoramento às vezes são chamados de health metrics , pois ajudam a acompanhar a saúde do negócio. Pense neles como um check-up médico: você os medirá regularmente e poderá incluí-los em relatórios também. Mas, enquanto eles permanecerem dentro dos limites predefinidos, você não precisará agir.

Exemplos de Key Results vs. KPIs de Monitoramento 

Exemplo 1

O tráfego no seu website está indo bem, então você decide se concentrar na conversão:

Exemplo 2

Seu produto é estável, então você decide se concentrar no aumento do engajamento do cliente:

Exemplo 3

Sua empresa vende um serviço de assinatura e, embora você possa atrair novos clientes suficientes, a taxa de cancelamento é muito alta. Você decide se concentrar em aumentar a retenção:

O que fazer com seus KPIs atuais?

Uma pequena parte de seus KPIs existentes são os que realmente importam, e eles se tornarão parte do seu OKR (seu GPS). Suas prioridades podem mudar de um trimentre para o outro, e seus OKRs representarão isso. Enquanto os KPIs tendem a ser os mesmos trimestre após trimestre, o OKR é adaptativo e pode mudar para ajudá-lo a se concentrar no que realmente importa.

A maioria dos seus KPIs existentes são apenas coisas que você precisa monitorar e eles farão parte do seu painel de monitoramento. Você os acompanhará regularmente e poderá denunciá-los também, mas, desde que permaneçam dentro de certos limites, você não se preocupará com eles.

Finalmente, alguns dos seus KPIs existentes terão que ser substituídos ou abandonados. Eles podem ser irrelevantes ou apenas métricas ruins – por exemplo, indicadores que simplesmente medem atividades em vez de resultados.

Sucesso é criar mudanças duradouras

Quero encerrar este post com algo que aprendi recentemente com Noelia Fernandez, diretora de vendas de grandes clientes do Google para o norte da Europa, que escreveu um guest post para esta publicação com seu colega Sameer Rane:

Em última análise, o sucesso é comprovado quando os comportamentos mudaram, e você não precisa mais incluir esse tópico em seus OKRs – tudo o que você precisa é de alguma disciplina básica de gestão para garantir que nada esteja saindo da rota. Mais importante, sucesso é quando todos na organização entendem o porquê dos OKRs.